Portafolios inteligentes para segmentar y gestionar proveedores
Visualice el estado de riesgo de un grupo especifico de proveedores desde el Panel de Control. Filtre KPIs, graficos y alertas por Hub para obtener una vista focalizada.
Compare el desempeno entre Hubs: identifique que portafolio tiene mayor riesgo, mas evaluaciones vencidas o mas planes de mejora pendientes.
Aplique periodicidades de evaluacion distintas por Hub. Proveedores criticos (Cloud) pueden evaluarse trimestralmente, mientras que otros (Marketing) anualmente.
Genere reportes ejecutivos filtrados por Hub. Exporte PDFs dedicados con los KPIs, distribucion de criticidad y tabla de proveedores de un portafolio especifico.
Activacion del modulo y creacion de portafolios
Acceda al menu lateral izquierdo, seleccione Ajustes y luego la seccion Modulos Opcionales.
Localice la opcion Hubs (Portafolios) en la lista de modulos y active el interruptor. Al activarlo, el boton "Hubs" aparecera en la seccion de Proveedores.
En la vista principal de Proveedores, localice el boton Hubs en la barra de herramientas superior. Al hacer clic, se abrira el panel de gestion de Hubs.
Obligatorio. Nombre descriptivo del portafolio. Ejemplo: "Proveedores Cloud", "Infraestructura TI", "Servicios Marketing".
Obligatorio. Color identificador del Hub. Se utilizara en badges, graficos y filtros para distinguir visualmente cada portafolio.
Opcional. Seleccione al analista que recibira alertas y notificaciones relacionadas con este Hub. Puede ser cualquier usuario con rol de Analista o Administrador.
Opcional. Porcentaje minimo aceptable del puntaje promedio del Hub. Si el promedio desciende por debajo de este umbral, se genera una alerta automatica al analista asignado.
Metodos para vincular terceros con sus portafolios correspondientes
Desde la lista de proveedores, haga clic en el nombre de cualquier proveedor para abrir su panel lateral (drawer) con la informacion detallada.
Dentro del drawer, navegue hacia abajo hasta encontrar la seccion titulada HUBS. Aqui se muestran los Hubs a los que el proveedor esta actualmente asignado.
Presione el boton "+" para abrir el selector de Hubs. Seleccione uno o mas Hubs de la lista desplegable para vincular al proveedor.
Al crear una nueva evaluacion, la lista de proveedores muestra badges de color indicando a que Hubs pertenece cada proveedor. Ademas, puede utilizar el filtro de Hub para mostrar unicamente los proveedores de un portafolio especifico, facilitando la seleccion masiva.
Un proveedor puede pertenecer a multiples Hubs simultaneamente. Por ejemplo, un proveedor de Cloud puede estar en el Hub "Cloud" y tambien en "Proveedores Criticos".
Los badges de Hub aparecen junto al nombre del proveedor en toda la plataforma: listados, drawers, evaluaciones y reportes. Cada badge muestra el color asignado al Hub.
Puede agregar o remover proveedores de un Hub en cualquier momento. Los cambios se reflejan inmediatamente en el dashboard y los reportes.
Los proveedores sin Hub asignado siguen siendo visibles en la vista general "Todos los Proveedores". No es obligatorio asignar un Hub a cada proveedor.
Filtre y visualice metricas de riesgo por portafolio
El dropdown "Todos los Proveedores" ahora muestra la lista de Hubs disponibles como opciones de filtro.
Los indicadores de puntaje promedio, total de proveedores evaluados, evaluaciones vencidas y planes de mejora activos se recalculan mostrando unicamente los datos del Hub seleccionado.
Los graficos de distribucion por criticidad, tendencias de puntaje y comparativas se actualizan para reflejar exclusivamente los proveedores del Hub activo.
Las alertas visibles en el dashboard se filtran para mostrar solo aquellas relacionadas con proveedores del Hub seleccionado, incluyendo vencimientos y umbrales criticos.
La tabla principal se filtra automaticamente, mostrando solo los proveedores asignados al Hub con sus respectivos puntajes, estados y evaluaciones vigentes.
Genere reportes segmentados y exportaciones por portafolio
En la seccion de Reportes, un nuevo dropdown "Hub" permite filtrar todos los tipos de reporte por portafolio. Al seleccionar un Hub, los datos del reporte se limitan exclusivamente a los proveedores de ese portafolio.
El reporte Macro Ejecutivo filtra todos los KPIs consolidados, graficos de tendencia y distribuciones de criticidad para mostrar unicamente los proveedores del Hub seleccionado. Ideal para presentaciones a alta direccion.
El reporte Individual de proveedor incluye el badge del Hub al que pertenece, facilitando la contextualizacion del tercero dentro de su portafolio correspondiente.
El reporte Historico muestra la evolucion temporal de puntajes filtrada por Hub. Permite analizar como ha mejorado o decrecido el riesgo de un portafolio a lo largo del tiempo.
Boton dedicado "Exportar Hub" que genera un reporte ejecutivo exclusivo del portafolio seleccionado. Ver detalle en la Pagina 9.
Elija el portafolio deseado desde el filtro de Hub en la seccion de Reportes.
Elija entre Macro Ejecutivo, Individual o Historico segun sus necesidades.
El PDF generado incluira unicamente los datos del Hub seleccionado. En la portada del documento aparecera la etiqueta "Hub: [nombre]" para identificar el alcance del reporte.
Periodicidad de evaluacion diferenciada por portafolio
Acceda a Programa TPRM > Periodicidad (Paso 6 del wizard de configuracion del programa).
Marque la casilla "Periodicidad diferenciada por Hub". Esto reemplaza la periodicidad unica global por una configuracion individual por cada Hub existente.
Aparecera una lista con todos sus Hubs. Para cada uno, seleccione la periodicidad deseada del dropdown correspondiente.
| Hub | Periodicidad | Justificacion |
|---|---|---|
| Cloud | Trimestral | Proveedores criticos con acceso a datos sensibles requieren monitoreo frecuente. |
| Infraestructura TI | Semestral | Riesgo medio-alto; evaluaciones dos veces al ano para mantener visibilidad. |
| Consultoria | Anual | Servicios profesionales con acceso limitado a sistemas; evaluacion anual suficiente. |
| Marketing | Anual | Bajo riesgo operativo; revision anual para cumplimiento regulatorio basico. |
| Proveedores Criticos | Trimestral | Maxima frecuencia para terceros con impacto critico en la operacion. |
Sistema de notificaciones automaticas por portafolio
Cada Hub puede tener un analista responsable asignado. Este usuario es el punto focal para la gestion del portafolio y recibe todas las alertas y notificaciones automaticas relacionadas con los proveedores de su Hub. El analista puede ser cualquier usuario con rol de Analista o Administrador en la plataforma.
Acceda a Proveedores > Hubs y haga clic en el icono de edicion del Hub que desea configurar.
En el formulario, seleccione al analista responsable del dropdown y defina el umbral de alerta (%) minimo aceptable para el puntaje promedio del Hub.
Un proceso automatico (cron diario) verifica el puntaje promedio de cada Hub. Si el promedio desciende por debajo del umbral configurado, se genera una notificacion automatica al analista responsable.
El sistema tambien alerta cuando existen evaluaciones vencidas dentro del Hub. El analista recibira una notificacion indicando cuantos proveedores tienen evaluaciones caducadas que requieren atencion.
Las alertas de Hub aparecen en el icono de campana de la barra superior de la plataforma. El analista ve un badge numerico indicando notificaciones pendientes. Al hacer clic, se despliega el panel con el detalle de cada alerta.
Si el modulo de notificaciones por correo esta habilitado, el analista tambien recibira un email con el resumen de las alertas del Hub, incluyendo el puntaje actual, el umbral y los proveedores afectados.
Genere reportes dedicados por portafolio para comites y stakeholders
Acceda a la seccion de Reportes desde el menu lateral izquierdo de la plataforma.
Utilice el dropdown de Hub para seleccionar el portafolio del cual desea generar el reporte ejecutivo.
Presione el boton "Exportar Hub" para iniciar la generacion del reporte ejecutivo dedicado. El sistema procesara los datos y generara un documento PDF en formato A4.
El reporte incluye una portada con el nombre del Hub, su color identificador, la fecha de generacion y el nombre de la organizacion. Proporciona identidad visual clara para cada portafolio.
Indicadores clave: total de proveedores en el Hub, cantidad de evaluados, numero de evaluaciones vencidas, y planes de mejora activos. Todos calculados exclusivamente para el portafolio.
Grafico visual que muestra la proporcion de proveedores por nivel de criticidad (Critico, Alto, Medio, Bajo) dentro del Hub. Permite identificar concentraciones de riesgo.
Listado detallado de todos los proveedores del Hub con sus puntajes actuales, estado de evaluacion, fecha de ultima evaluacion y nivel de criticidad asignado.
Estructuras recomendadas y flujo de trabajo optimo
Defina los portafolios segun la estructura que mejor se adapte a su organizacion. Asigne nombres descriptivos y colores distintivos.
Vincule cada proveedor a uno o mas Hubs desde el drawer del proveedor o durante la creacion de evaluaciones.
Asigne un analista responsable a cada Hub y defina el umbral de alerta para monitoreo proactivo.
Utilice el filtro de Hub en el Panel de Control para monitorear el estado de cada portafolio de forma continua.
Exporte reportes ejecutivos por Hub para presentaciones a comites y stakeholders. Programe generaciones periodicas.